Klauzula informacyjna dla kandydatów

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Arkadiusz Krawczyk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Digital Service, ul. Osiedlowa 22, Kiezmark, 83-020 Cedry Wielkie, NIP 5932095585, REGON 192667420.

Kontakt w sprawach rekrutacji: rekrutacja@digital-service.pl. Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@digital-service.pl, tel. +48 58 732 26 53.

2. Zakres i źródło danych

Przetwarzamy dane przekazane bezpośrednio przez kandydata w CV, wiadomościach, rozmowach, zadaniach rekrutacyjnych i podczas spotkań. Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko, data urodzenia, wskazane dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje, umiejętności, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dyspozycyjność oraz informacje potrzebne do oceny kandydatury na dane stanowisko.

Nie prosimy o numer PESEL, numer i serię dowodu osobistego, informacje o stanie cywilnym, zdrowiu, niepełnosprawności ani inne dane szczególnych kategorii, jeśli ich pozyskanie nie wynika wprost z przepisów prawa. Prosimy nie umieszczać takich informacji w dokumentach aplikacyjnych.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• przeprowadzenie rekrutacji prowadzącej do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę — realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności art. 22¹ Kodeksu pracy, w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• podjęcie na żądanie kandydata działań przed zawarciem umowy cywilnoprawnej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• przetwarzanie dodatkowych, zwykłych danych dobrowolnie przekazanych przez kandydata — zgoda wyrażona poprzez świadome przekazanie tych danych, art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa procesu, udokumentowanie jego przebiegu oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — prawnie uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• uwzględnienie kandydatury w przyszłych rekrutacjach — wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane dostawcom poczty elektronicznej, hostingu, infrastruktury IT, kopii zapasowych i narzędzi wspierających organizację pracy, a także podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub kadrowe — wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi rekrutacji. Dane mogą być udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

5. Wykorzystanie narzędzi wspieranych przez AI

Narzędzia wspierane przez sztuczną inteligencję mogą pomagać w porządkowaniu korespondencji, tworzeniu podsumowań oraz aktualizowaniu statusu procesu. Nie podejmujemy jednak wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Ocenę kandydatury i decyzję rekrutacyjną podejmuje człowiek.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych i poczty elektronicznej mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.

7. Okres przechowywania

Dane wykorzystywane w bieżącej rekrutacji przechowujemy do jej zakończenia. Po zakończeniu procesu możemy zachować wyłącznie dane i dokumentację niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — nie dłużej niż przez okres ich przedawnienia, co do zasady do 3 lat. Dane przetwarzane na potrzeby przyszłych rekrutacji na podstawie odrębnej zgody przechowujemy do jej cofnięcia lub ustania celu, jednak nie dłużej niż przez 6 miesięcy.

8. Prawa kandydata

W przypadkach określonych w RODO kandydat ma prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Kandydat może także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych wymaganych przepisami lub niezbędnych do podjęcia działań przed zawarciem umowy jest konieczne do udziału w odpowiednim procesie rekrutacyjnym. Przekazanie innych danych jest dobrowolne, a ich brak nie powinien powodować negatywnych konsekwencji dla kandydata.